1. Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen, die ihren Sitz in Deutschland haben. Ausgenommen sind:
- Bestimmte steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG,
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sowie Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), unterliegen dieser Pflicht.
2. Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?
Die reine Übermittlung von PDF-Rechnungen reicht ab 2025 nicht mehr aus. Eine E-Rechnung muss den Anforderungen der Normenreihe EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. Das bedeutet, dass der strukturierte Datensatz maschinell lesbar und auswertbar sein muss. Die gängigsten und zulässigen Formate sind:
- XRechnung: Ein weit verbreitetes Format für öffentliche und private Unternehmen.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Ein hybrides Format, das sowohl einen maschinenlesbaren als auch einen menschenlesbaren Teil umfasst.
- Weitere nationale Formate wie Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing werden ebenfalls anerkannt.
Die Wahl des konkreten E-Rechnungsformats ist eine zivilrechtliche Angelegenheit zwischen den beteiligten Vertragsparteien. Unternehmen sollten daher frühzeitig mit ihren Geschäftspartnern klären, welches Format verwendet wird.
3. Wie werden E-Rechnungen übermittelt?
Die E-Rechnungspflicht regelt nicht den Übermittlungsweg der E-Rechnung. Mögliche Optionen sind beispielsweise:
- Versand per E-Mail,
- Übermittlung über elektronische Schnittstellen,
- Nutzung von Downloadportalen.
Das BMF-Schreiben stellt klar, dass der Übermittlungsweg ebenfalls zwischen den Vertragsparteien zivilrechtlich zu vereinbaren ist.
4. Welche Inhalte muss eine E-Rechnung haben?
Eine E-Rechnung muss sämtliche Pflichtangaben gemäß §§ 14, 14a UStG enthalten, wie z. B.:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- Leistungsdatum und Rechnungsbetrag.
Diese Angaben müssen im strukturierten Teil der Rechnung maschinell auslesbar sein. Ergänzende Angaben können im unstrukturierten Teil (z. B. einem PDF-Anhang) erfolgen, jedoch hat der strukturierte Teil immer Vorrang.
5. Vorsteuerabzug nur mit korrekter E-Rechnung
Für den Vorsteuerabzug ist ab 2025 eine formal korrekte E-Rechnung erforderlich. Zwar berechtigt auch eine inhaltlich richtige und vollständige sonstige Rechnung zum Vorsteuerabzug, jedoch müssen alle formalen Anforderungen erfüllt sein, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
6. Was passiert bei Rechnungskorrekturen und Anzahlungsrechnungen?
Auch für Rechnungskorrekturen gilt: Wurde die ursprüngliche Rechnung in einem E-Rechnungsformat erstellt, muss auch die Korrektur in diesem Format erfolgen. Die Übermittlung von Korrekturen in anderer Form, z. B. per PDF, ist nicht zulässig.
Bei Anzahlungsrechnungen gibt es noch technische Herausforderungen. Es ist derzeit nicht möglich, im strukturierten Format eine Endrechnung zu erstellen, die die Anzahlungen abzieht. Für die Übergangszeit kann daher eine Restrechnung erstellt oder die Verrechnung der Anzahlungen in einem unstrukturierten Anhang dokumentiert werden.
Fazit: Frühzeitig handeln und vorbereiten
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025 stellt für Unternehmen eine bedeutende Änderung dar. Um reibungslose Geschäftsprozesse zu gewährleisten, sollten Unternehmen frühzeitig:
Vorsteuerabzug bei der E-Rechnungspflicht: Ist eine PDF-Rechnung zulässig?
Eine wichtige Frage, die sich viele Unternehmen stellen, ist, ob eine PDF-Rechnung auch nach Einführung der E-Rechnungspflicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Antwort hängt davon ab, ob die Rechnung formalen und materiellen Anforderungen gerecht wird.
Nach dem BMF-Schreiben zur E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich: Nur eine formal korrekte E-Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug. Das bedeutet, dass eine Rechnung im strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt und elektronisch übermittelt werden muss, um den Anforderungen zu genügen.
PDF-Rechnungen alleine reichen nicht mehr aus, da sie typischerweise nicht maschinell lesbar sind. Eine reine PDF-Datei erfüllt also nicht die formalen Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Allerdings besteht eine Ausnahme: Wenn eine Rechnung formal zwar nicht den strengen Anforderungen der E-Rechnungspflicht entspricht, aber inhaltlich korrekt und vollständig ist und die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug klar erkennbar sind, kann sie dennoch zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Das bedeutet, dass eine korrekt ausgestellte PDF-Rechnung inhaltlich für den Vorsteuerabzug ausreichend sein kann, sofern die Rechnung alle notwendigen Angaben enthält und die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug, wie etwa die Erkennbarkeit des Leistungserbringers, des Leistungsempfängers, des Leistungsgegenstands und des Rechnungsbetrags, erfüllt sind.
Wichtig: Auch wenn das BMF-Schreiben diese Ausnahme nennt, sollte sichergestellt werden, dass das Unternehmen in erster Linie auf das formale korrekte E-Rechnungsformat umstellt, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Die Zulässigkeit einer PDF-Rechnung könnte in Zweifelsfällen strittig sein und sollte daher nicht als langfristige Lösung betrachtet werden.
