Warum nationale Digitalverwaltungen registerlich legitimierte Prokuristen nicht wie einfache Bevollmächtigte behandeln dürfen
I. Ausgangspunkt
Die Digitalisierung der Verwaltung sollte den europäischen Binnenmarkt einfacher machen. In der Praxis geschieht mitunter das Gegenteil. Nationale Behörden und Zertifizierungsstellen verlangen bei digitalen Verfahren immer wieder nationale Sonderformen, die ausländische Gesellschafts- und Vertretungsstrukturen nicht richtig abbilden.
Ein besonders klares Beispiel ist die Behandlung eines Prokuristen bei der Beantragung eines digitalen Zertifikats. Wird ein in einem EU-Mitgliedstaat wirksam bestellter und registerlich eingetragener Prokurist in einem anderen Mitgliedstaat so behandelt, als sei er lediglich ein privater Bevollmächtigter, wird der Kern der Prokura verkannt.
Die Prokura ist keine gewöhnliche Vollmacht. Sie ist eine gesetzlich geregelte, registerlich publizierte handelsrechtliche Vertretungsmacht. Gerade darin liegt ihr Zweck: Der Rechtsverkehr soll sich darauf verlassen können, dass der Prokurist für die Gesellschaft handeln kann, ohne dass für jeden einzelnen Vorgang eine neue Sondervollmacht des Geschäftsführers beigebracht werden muss.
II. Die Prokura als registerlich publizierte Vertretungsmacht
Nach kroatischem Gesellschaftsrecht ist die Prokura eine handelsrechtliche Vertretungsmacht, deren Inhalt und Umfang gesetzlich bestimmt sind. Sie wird nach Maßgabe des Gesellschaftsvertrags, der Satzung oder des zuständigen Gesellschaftsbeschlusses erteilt. Bei Einzelprokura vertritt der Prokurist die Gesellschaft selbstständig. Der Prokurist ist befugt, Rechtshandlungen im Namen und für Rechnung der Gesellschaft vorzunehmen und die Gesellschaft vor Verwaltungsbehörden, staatlichen Stellen, öffentlich-rechtlich beliehenen Stellen und Gerichten zu vertreten.
Damit ist die Beantragung eines digitalen Zertifikats für steuerliche oder verwaltungsrechtliche Zwecke typischerweise vom Umfang der Prokura umfasst. Es handelt sich weder um eine Immobilienveräußerung noch um ein Insolvenz-, Auflösungs- oder Grundlagengeschäft.
Auch das deutsche Recht bestätigt diese Struktur. § 49 HGB erfasst gerichtliche und außergerichtliche Geschäfte und Rechtshandlungen des Handelsbetriebs. § 53 HGB unterlegt die Prokura mit Registerpublizität. In Österreich ist der Befund noch pointierter: § 49 UGB stellt ausdrücklich klar, dass für die vom Umfang der Prokura erfassten Geschäfte keine besondere Vollmacht erforderlich ist.
Die Prokura ist damit kein loses Innenverhältnis. Sie ist ein nach außen gerichtetes Instrument der Unternehmensvertretung. Wer sie im grenzüberschreitenden Verwaltungsverkehr wie eine bloße freiwillige Einzelvollmacht behandelt, verfehlt ihren rechtlichen Charakter.
III. Der unionsrechtliche Rahmen: Niederlassungsfreiheit und Anerkennung der Handlungsfähigkeit
Art. 49 AEUV schützt die Niederlassungsfreiheit. Art. 54 AEUV erstreckt diesen Schutz auf Gesellschaften, die nach dem Recht eines Mitgliedstaats gegründet wurden und eine unionsrechtliche Anknüpfung haben. Der EuGH hat aus diesen Normen eine starke Anerkennungslinie entwickelt.
In Centros hat der Gerichtshof nationale Hindernisse gegen die Tätigkeit einer nach dem Recht eines anderen Mitgliedstaats gegründeten Gesellschaft eng begrenzt. In Überseering hat er klargestellt, dass die Nichtanerkennung der Rechts- und Handlungsfähigkeit einer EU-ausländischen Gesellschaft die Niederlassungsfreiheit beschränkt. In Inspire Art hat der EuGH nationale Zusatzanforderungen an EU-ausländische Gesellschaften erneut kritisch bewertet.
Aus dieser Linie folgt mehr als nur die abstrakte Anerkennung der Gesellschaft als solche. Eine Gesellschaft ist im Binnenmarkt nur dann wirklich anerkannt, wenn sie auch durch die nach ihrem Gründungsrecht wirksam bestellten Vertreter handeln kann. Die Anerkennung wäre leer, wenn der Aufnahmestaat zwar die Gesellschaft akzeptiert, ihre registerlich publizierte Vertretungsstruktur aber praktisch entwertet.
IV. Verhältnismäßigkeit nach Gebhard
Nationale Stellen dürfen Identität und Vertretungsmacht prüfen. Niemand verlangt blindes Vertrauen in jedes ausländische Dokument. Die Prüfung muss aber verhältnismäßig sein.
Nach der Gebhard-Formel müssen nationale Beschränkungen unionsrechtlicher Freiheiten nichtdiskriminierend angewandt werden, durch zwingende Gründe des Allgemeininteresses gerechtfertigt, geeignet und erforderlich sein.
Übertragen auf den Prokuristen bedeutet das:
Zulässig sind aktuelle Registerauszüge, Apostille, beglaubigte Übersetzung, Identitätsnachweis und notarielle Unterschriftsbeglaubigung.
Nicht verhältnismäßig ist es, zusätzlich eine Geschäftsführer-Sondervollmacht zu verlangen, obwohl der Prokurist selbst handelt und seine Vertretungsmacht registerlich, übersetzt und notariell nachgewiesen ist.
Ein solches Erfordernis dient nicht mehr der Identitätsprüfung. Es ersetzt das anwendbare Gesellschaftsrecht des Gründungsstaats durch ein nationales Verwaltungsverständnis des Aufnahmestaats. Das ist europarechtlich angreifbar.
V. Der Fehler der spanischen Praxis: legal representative versus voluntary representative
Gerade die spanischen FNMT-/AEAT-Regeln zeigen, dass die richtige Unterscheidung bekannt ist. Die Dokumentation differenziert zwischen registerlich/legal nachgewiesenen Vertretern und freiwilligen Vertretern. Nur im Fall freiwilliger Vertretung wird eine notarielle Vollmacht mit Spezialklausel verlangt.
Ein Prokurist ist jedoch kein gewöhnlicher freiwilliger Vertreter. Seine Vertretungsmacht ergibt sich nicht aus einer ad hoc Vollmacht für das einzelne Zertifikatsverfahren. Sie folgt aus Gesellschaftsrecht, Gesellschaftsvertrag/Beschluss und Registerpublizität.
Wenn ein spanisches Verfahren einen kroatischen, deutschen oder österreichischen Prokuristen in die Kategorie der freiwilligen Vertretung drängt, obwohl dieser selbst handelt und seine Prokura nachgewiesen ist, wird die ausländische Rechtsfigur falsch qualifiziert.
Anders liegt es nur, wenn nicht der Prokurist selbst handelt, sondern ein externer Dienstleister für ihn auftreten soll. Dann kann eine Vollmacht zugunsten dieses Dritten erforderlich sein. Das ist aber ein anderer Sachverhalt. Eine Vollmacht für den externen Einreicher ist nicht dasselbe wie eine Vollmacht zur Begründung der Vertretungsmacht des Prokuristen.
VI. Europäisches Gesellschaftsrecht und digitale Verwaltung
Die Richtlinie (EU) 2017/1132 und die Änderungsrichtlinie (EU) 2019/1151 stärken Registerpublizität und digitale Verfahren im Gesellschaftsrecht. Der europäische Gesetzgeber will, dass Gesellschaften im Binnenmarkt digital handlungsfähig sind und dass Registerinformationen grenzüberschreitend nutzbar werden.
Auch eIDAS und der neue europäische digitale Identitätsrahmen zielen auf Interoperabilität, Vertrauen und grenzüberschreitende Nutzbarkeit elektronischer Identifizierung.
Daraus folgt kein Automatismus, wonach jede nationale Zertifizierungsstelle jedes fremde Dokument ungeprüft akzeptieren müsste. Aber es folgt ein klarer unionsrechtlicher Maßstab: Die Verwaltungspraxis darf vorhandene registerliche Vertretungsmacht nicht durch zusätzliche, sachlich nicht erforderliche nationale Sonderformalitäten blockieren.
Digitale Verwaltung darf nicht zur neuen Grenze des Binnenmarkts werden.
VII. Rechtsverstöße bei Nichtanerkennung der Prokura
Eine Praxis, die trotz nachgewiesener Einzelprokura eine zusätzliche Geschäftsführer-Vollmacht verlangt, kann mehrere unionsrechtliche Probleme auslösen.
Erstens liegt eine Beschränkung der Niederlassungsfreiheit nahe. Die Gesellschaft wird im Aufnahmestaat praktisch an der digitalen Handlungsfähigkeit gehindert, obwohl sie nach dem Recht ihres Gründungsstaats wirksam vertreten ist.
Zweitens ist die Maßnahme unverhältnismäßig. Der Zweck der Identitäts- und Vertretungsprüfung lässt sich durch mildere Mittel erreichen: Registerauszug, Apostille, Übersetzung und notarielle Bestätigung.
Drittens wird das Gründungsstatut missachtet. Die Frage, wer eine kroatische Gesellschaft vertreten kann, bestimmt sich grundsätzlich nach kroatischem Gesellschaftsrecht, nicht nach einem spanischen Verwaltungsverständnis.
Viertens wird die Prokura systemwidrig zur privaten Vollmacht degradiert. Das widerspricht ihrem Kern. Die Prokura ist gerade dazu geschaffen, Einzelvollmachten im laufenden Handelsverkehr zu ersetzen.
Fünftens steht die Praxis quer zum europäischen Digitalisierungsprogramm. Die Union baut Registervernetzung und digitale Identität aus; nationale Behörden dürfen diese Entwicklung nicht durch formalistische Sonderanforderungen aushebeln.
VIII. Ergebnis
Ein Mitgliedstaat darf Nachweise verlangen. Er darf aber nicht den Prokuristen zur bloßen Vollmachtsperson herabstufen.
Wer die nach dem Recht eines Mitgliedstaats wirksam gegründete Gesellschaft anerkennen muss, muss auch ihre nach diesem Recht wirksam bestellten und registerlich publizierten Vertreter anerkennen. Andernfalls wird die Niederlassungsfreiheit praktisch entwertet.
Die richtige Formel lautet:
Der Prokurist handelt nicht, weil ihm für ein einzelnes Verfahren eine neue Vollmacht erteilt wird. Er handelt, weil ihn Gesetz, Gesellschaftsvertrag und Register dazu legitimieren. Genau das ist der Sinn der Prokura.
